Travail hybride : comment améliorer votre productivité lorsque vous êtes au bureau ?

Le concept de « journée au bureau », par opposition à une « journée en télétravail », est relativement nouveau. Il est lié au nombre croissant d’entreprises qui adoptent un modèle de travail hybride, combinant télétravail et jours en présentiel. Si vous travaillez sur ce mode hybride, il est important de planifier votre temps pour pouvoir travailler efficacement à distance comme en présentiel. 

Selon le baromètre Actineo 2023 sur la qualité de vie au travail, 43% des personnes travaillant à distance ont du mal à se concentrer lorsqu’elles viennent au bureau. Près de la moitié de ces salariés déclare ne pas avoir la possibilité de s’isoler du bruit ambiant.

Nous vous donnons dans cet article quatre conseils et techniques d’organisation pour vous aider à travailler de manière plus structurée lorsque vous êtes au bureau.

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1. Planifiez et hiérarchisez vos tâches

La première chose à faire est de planifier efficacement votre temps au bureau. Passez en revue les tâches que vous avez à faire, puis listez toutes celles qui nécessitent pour leur réalisation de travailler en collaboration en face à face. Planifiez ensuite ces tâches dans votre calendrier les jours où vous savez que vous serez au bureau avec votre équipe.

Évitez les tâches « asynchrones » les jours où vous êtes au bureau. Ces tâches sont celles qui peuvent facilement être effectuées lorsque vous êtes seul, ou avec très peu d’aide de votre équipe, généralement des projets individuels ou du travail administratif. Les tâches asynchrones conviennent mieux lorsque vous travaillez à domicile. 

À la place, réservez votre temps au bureau pour des projets plus collaboratifs, pour faire le point avec les membres de votre équipe en personne ou pour réfléchir à de nouvelles idées. Les tâches créatives comme le brainstorming fonctionnent mieux en personne, car les collaborateurs peuvent librement échanger des idées, plus facilement que lors des réunions virtuelles où la communication est parfois hachée. Si vous savez que vous passerez bientôt une journée au bureau, organisez votre travail pour effectuer des tâches asynchrones un autre jour et prévoyez de nombreuses tâches créatives et collaboratives ce jour-là.

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2. Optimisez votre espace de travail pour une meilleure productivité

Organiser votre espace de travail physique vous aidera à éclaircir votre esprit et à améliorer votre productivité. Désencombrez votre bureau pour minimiser les distractions tout au long de la journée, afin de pouvoir mieux vous concentrer sur les tâches en cours.

Si vous ne travaillez pas à plein temps dans les locaux de votre entreprise, un bureau ergonomique, propre et rangé, est encore plus important. Hors de question d’arriver au bureau et d’être distrait par des dossiers sur lesquels vous avez travaillé la semaine précédente. Rangez tout ce dont vous n’avez pas besoin et organisez votre bureau afin de n’avoir sous les yeux que les documents indispensables.

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3. Utilisez votre temps au bureau pour mieux communiquer avec vos collègues

Les journées au bureau sont le moment idéal pour discuter de manière informelle avec vos collègues, pour avancer sur des projets communs ou pour organiser des réunions rapides afin de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Bloquez du temps pour échanger avec votre équipe lorsque vous êtes au bureau tous ensemble. Cinq minutes de discussion en face à face seront bien plus efficaces que de longs échanges par e-mail et vous aideront à résoudre instantanément les malentendus. Les réunions en personne et même les discussions informelles dans la cuisine de l’entreprise sont parfaites pour améliorer le moral de l’équipe, ce qui peut ensuite stimuler la productivité. Lorsque vous prévoyez une journée au bureau, essayez de planifier votre semaine pour avoir des moments libres tout au long de cette journée ou pour prendre une pause déjeuner plus longue ce jour-là. Vous pourrez ainsi discuter avec tous vos collègues au bureau et renforcer les liens.

Bien sûr, une communication efficace devrait toujours être une priorité, pas seulement les jours où vous êtes au bureau en personne. Si votre calendrier de télétravail est flexible, vous vous retrouverez souvent à travailler avec des personnes à distance alors que vous êtes au bureau, ou vice versa, et il est important de continuer à collaborer en équipe de manière fluide même si vous n’êtes pas dans le même lieu.

Pour pallier ce problème, les outils de collaboration virtuelle sont parfaits pour échanger entre collègues qui travaillent aussi bien à distance qu’au bureau. Une solution collaborative telle que Lucidspark offre des fonctionnalités assurant un travail d’équipe fluide, comme la collaboration en temps réel lors d’un brainstorming, avec des options de commentaire et de vote. Les cartes conceptuelles sont notamment un moyen innovant de favoriser la créativité de tous les membres de votre équipe, où qu’ils se trouvent. Ils peuvent collaborer dans un espace virtuel unique, ajouter des idées, développer des concepts et prendre des notes en temps réel. Ainsi, toute l’équipe peut travailler ensemble et partager des idées au cours d’une même session, ce qui renforce les liens entre les équipes au bureau et à distance.

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4. Essayez les techniques de concentration et de gestion du temps

Le bureau est souvent source de nombreuses distractions, d’où l’utilité de trouver une technique qui vous aide à vous concentrer et à planifier efficacement votre temps. Cela ne signifie pas que vous ne devez jamais quitter votre bureau ni prendre le temps de discuter. Mais il est important de hiérarchiser votre travail et de prévoir des moments très productifs, afin de venir à bout de votre liste de tâches. Vous pouvez notamment essayer ces deux techniques de concentration et de gestion du temps :

• La matrice d’Eisenhower ✅ La matrice d’Eisenhower est un moyen d’organiser et de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Divisez votre liste de choses à faire en quatre quadrants : urgent et important, pas urgent mais important, urgent mais pas important, pas urgent et pas important. Prenez en compte le fait que vous êtes au bureau, car l’importance de certaines tâches peut varier selon la nécessité ou non d’une collaboration en personne. Une fois vos tâches divisées, vous devez décider quelles sont les tâches que vous allez effectuer immédiatement, celles que vous ferez plus tard, celles que vous pouvez déléguer aux différents membres de votre équipe et celles que vous pouvez ignorer. Cette matrice fonctionne particulièrement bien sur les plateformes d’organisation virtuelles, car vous pouvez faire glisser et déposer des tâches dans différents quadrants. 

• La technique Pomodoro 🍅 La technique Pomodoro divise votre travail en intervalles de 25 minutes, délimités par des pauses planifiées. Lorsque vous démarrez une tâche, réglez un minuteur ou un rappel sur 25 minutes et concentrez-vous uniquement sur cette tâche pendant cette période, sans interruption. Après 25 minutes, arrêtez-vous et faites une pause de cinq minutes. Cela devrait être une vraie pause, ne restez pas assis à votre bureau si possible. Répétez ensuite le cycle. Cette technique vous permet de définir des périodes de productivité élevée, tout en prenant des pauses régulièrement pour prévenir l’épuisement professionnel.

Évitez de travailler sur plusieurs tâches à la fois lorsque vous êtes au bureau. Vous serez en contact avec de nombreuses personnes et vous aurez peut-être de nombreuses conversations sur différents projets, mais ne laissez pas ces distractions vous inciter à passer d’une tâche à l’autre. Planifiez et priorisez vos tâches, et concentrez-vous sur votre charge de travail lorsque vous êtes à votre bureau, en prévoyant des pauses, des sessions de brainstorming et des réunions à des moments précis.

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Travailler en mode hybride, à la fois à distance et au bureau, peut demander un certain temps d’adaptation, mais plus vous utilisez ces stratégies, plus vous serez en mesure d’optimiser votre productivité, où que vous soyez. Pour profiter au mieux de votre temps au bureau, organisez soigneusement votre charge de travail et prévoyez des moments distincts pour vous concentrer ou au contraire travailler en équipe.